SharePoint - organizacja i współdzielenie plików
Mimo, że już w OneDrive możesz udostępniać swoje pliki innym (o użyciu OneDrive w szkole przeczytasz tutaj), najlepszym miejscem do tego jest SharePoint. Jak utworzyć współdzielone biblioteki w SharePoint?
1. Zacznij od utworzenia grupy Office 365 za pomocą Outlook
2. Kliknij po kolei: „Grupy” -> „Nowa grupa” -> (nadaj nazwę) -> „Utwórz” -> Dodaj członków, którzy będą wymieniać dokumenty
np. na potrzeby wymiany dokumentów w szkole - eSekretariat
3. Po utworzeniu grupy wraz z mailem powitalnym dowiesz się, że utworzenie grupy wiążę się z szeregiem nowych opcji i dostępnych aplikacji m.in. została stworzona witryna SharePoint dla tej grupy. Kliknij w ikonkę SharePoint i przejdź do witryny SharePoint dla stworzonej grupy.
4. Po lewej stronie witryny SharePoint, wyświetlają się obiekty, z których możesz korzystać w ramach grupy m.in. ważna w tym wypadku biblioteka dokumentów, która będzie widoczna tylko dla osób należących do grupy. Tę bibliotekę również możesz synchronizować, wybierając przycisk „Synchronizacja” w górnym pasku narzędzi.
5. W eksploatorze Windows będzie się ona wyświetlać w postaci ikony budynku z nazwą organizacji.
To oznacza, że dokumenty, które masz zapisane na swoim dysku, a chcesz się nimi podzielić z innymi, możesz przeciągnąć do folderu dokumentów współdzielonych tak, żeby każdy z grupy miał do niej dostęp. W każdym momencie możesz dodać nowego członka do grupy.
Chcesz, aby dostęp do dokumentów był nieedytowalny dla innych członków?
Zawsze możesz stworzyć nowe biblioteki dokumentów i nadać im dowolne uprawnienia.
1. Przejdź do zakładki po lewej stronie „Zawartość witryny” i kliknij w „Nowy” i „Biblioteka dokumentów” i nazwij ją w dowolny sposób (najlepiej bez odstępów tak, aby ścieżka dostępu była jak najprostsza).
2. Żeby inne osoby (niż wcześniej dodane) mogły zobaczyć zawartość nowej biblioteki dokumentów, nadaj jej nowe uprawnienia w następujący sposób:
„Ustawienia biblioteki”-> „Uprawnienia i zarządzanie” -> „Uprawnienia dla tego elementu typu biblioteka dokumentów” -> „Zatrzymaj dziedziczenie uprawnień” -> „Udziel uprawnień” -> (wybierz grupę odbiorców) -> wybieranie poziomu uprawnień - „czytanie”
Więcej możliwości SharePoint
Wygląd witryny SharePoint możesz również zmienić w łatwy sposób. Za pomocą przycisku „Edytuj” na stronie głównej możesz dodać np. bibliotekę dokumentów na środek ekranu, aby mieć do niej szybszy dostęp.
Każdą nowo utworzoną bibliotekę dokumentów możesz synchronizować z komputerem w ten sam sposób jak wyżej opisane, aby później móc łatwo na przenosić dokumenty do odczytu dla odpowiednich osób z poziomu komputera.
Możesz także tworzyć więcej bibliotek dokumentów dla kolejnych grup osób lub pracowników szkoły oraz kolejne grupy z poziomu Outlooka z innego działu np. eKsięgowość, eAdministracja, ePokójNauczycielski itp., w ten sposób tworząc całą strukturę Twojej szkoły w wersji elektronicznej.
Jak stworzyć taką strukturę?
1. Po dodaniu potrzebnych bibliotek dokumentów, dobrze jest je uporządkować. Ważne jest stworzenie najpierw strony startowej w SharePoint.
Moduł administracyjny -> „Aktywne witryny” -> „Utwórz” -> „Witryna do komunikacji” -> ustawienie nazwy np. home, właściciela, języka, strefy czasowej -> „Zakończ”
2. Ustaw stronę jako domową w PowerShell poprzez logowanie „Connect – SPOService” + adres strony (*nazwa tenantu*-admin.sharepoint.com).
3. Następnie podaj hasło i ustaw stronę domową poprzez Set-SPOHomeSite i podanie adresu url strony, która ma stać się domową (na webinarze 1:04:10).
4. W ustawieniach SharePoint możesz później włączyć nawigację globalną (pasek po lewej stronie ekranu z menu). W panelu administracyjnym SharePoint ustaw swoją główną witrynę jako centrum.
5. Podwitryny, które powinny być podpięte do witryny centrum, oznacz jako „Skojarz z centrum”. Tak należy oznaczyć każdą stworzoną podwitrynę – pozwoli to na dodanie ich do nawigacji strony (do paska menu).
Korzyści utworzenia witryn SharePoint
- Szybsza i łatwiejsza organizacja pracy – w przypadku stworzenia struktury szkolnej w SharePoint, komunikacja całej jednostki skupia się w jednym miejscu
- Bezpieczeństwo szkolnych plików – do każdej z utworzonych bibliotek dokumentów możesz stworzyć kopię zapasową poprzez OneDrive
- Możliwość udostępniania plików innym – możesz tworzyć wiele bibliotek dokumentów i na różnych uprawnieniach, dzięki czemu udostępniasz pliki w formie, na jaką się zdecydujesz
Viva Connections - połączenie SharePoint z Teams
Rozwiązania Viva Connections umożliwiają przeglądanie witryn stworzonych na SharePoint z poziomu Teams, do którego są przyzwyczajeni nauczyciele po nauczaniu zdalnym.
Możesz połączyć platformę stworzoną na SharePoint z Teams podążając za instruktażem Viva Connections. Add Viva Connections desktop to Microsoft Teams (Desktop only) - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs.
Jeśli potrzebujesz pomocy z utworzeniem bibliotek dokumentów w swojej szkole, skontaktuj się z nami!
Możesz również obejrzeć nasz webinar stworzony w tej samej tematyce i podążać krok po kroku za naszym specjalistą.
"Szkolny Office 365 w nowych czasach"
Dołącz do społeczności Szkoły w Chmurze!
Jako Autoryzowany Partner Edukacyjny
Microsoft oferujemy:
- Pomoc w doborze odpowiednich licencji
- Pełne wdrożenie licencji w szkole
- Szkolenia dla nauczycieli oraz szkolnych administratorów
- Pomoc techniczną
Korzystaj z możliwości Office 365!
Wypełnij formularz kontaktowy, a nasi doradcy skontaktują się z Tobą w celu omówienia szczegółowych potrzeb Twojej szkoły.
Czekamy również na Twój telefon!
- +48 61 222 90 01
- +48 695 100 060
- +48 695 100 080