Office 365 poza nauką zdalną

Office 365 a pandemia

W świadomości większości nauczycieli platforma Microsoft 365, znana jako Office 365, zaistniała wraz
z wprowadzeniem trybu nauki zdalnej w szkołach. Prawda jest jednak taka, że mimo jej dynamicznego rozwoju właśnie w okresie pandemii, pierwsze wydanie Office 365 jest datowane już na rok 2011. To oznacza, że
w rzeczywistości narzędzie, z którego teraz korzystamy na co dzień, jest na rynku już od wielu lat, dzięki czemu zostało dobrze dopracowane.

Office 365 to nie tylko MS Teams

Platforma MS 365 głównie kojarzona jest z popularną aplikacją Teams, umożliwiającą zdalne prowadzenie zajęć szkolnych, konferencji, warsztatów i wielu innych wydarzeń. Platforma ta ma jednak dużo więcej do zaoferowania. Jedną z bardziej przydatnych funkcji jest lepsze zorganizowanie funkcjonowania instytucji – firmy, szkoły lub innej dowolnej placówki – cyfrowo. Office może być więc nie tylko znakomitym narzędziem do komunikacji, ale także serwerem chmurowym oraz platformą do porządkowania pracy i współdzielenia plików (więcej o tym przeczytasz tutaj). Na czym to polega i jak skorzystać z tych funkcji?

Kopia zapasowa OneDrive

Szkoły często nie mają jednego wyznaczonego miejsca do przechowywania plików, więc zwykle są one zapisywane bezpośrednio na komputerach pracowników administracji szkolnej i nauczycieli, które zazwyczaj nie posiadają kopii bezpieczeństwa. Oznacza to, że w przypadku awarii dysku komputera, dokumenty utracimy bezpowrotnie.

Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z aplikacji OneDrive. Pozwala ona na synchronizację plików
z pulpitu, katalogu dokumentów i obrazów komputera lokalnego z usługą chmurową OneDrive, połączoną ze szkolnym środowiskiem Office 365.

Jak włączyć synchronizację OneDrive?

1. Zaloguj się do swojej platformy Office 365 i w lewym górnym narożniku, w menu narzędzi, wybierz „OneDrive”.

2. W zakładce „Moje pliki”, w górnym pasku menu, wybierz „Synchronizacja”.

3. System poprosi Cię o otwarcie aplikacji OneDrive – otwórz i zaloguj się.

Synchronizacja OneDrive Office 365

Aplikacja OneDrive jest automatycznie zainstalowana na każdym komputerze z Windows 10. Gdyby jednak zaszła potrzeba instalacji tej aplikacji, wystarczy, że wybierzesz „Uzyskaj aplikację OneDrive” (w lewym dolnym narożniku ekranu), aby pobrać ją na swój komputer.

4. Rozpocznie się proces synchronizacji – kliknij „Dalej”.

5. Wyświetli się komunikat „Utwórz kopię zapasową swoich folderów”. Kliknij „Kontynuuj” oraz „Dalej” na kolejnych oknach informacyjnych.

Kopia zapasowa OneDrive Office 365

Od tego momentu komputer zacznie robić kopię zapasową tego, co znajduje się na pulpicie, w katalogu dokumenty oraz obrazów umieszczonych w dysku OneDrive. Dysk ma pojemność min. 1 GB, więc miejsca nie powinno zabraknąć.

Dodatkowo: wyświetli się informacja, że OneDrive można również pobrać w postaci aplikacji na telefon komórkowy.

W tych kilku krokach synchronizacja zostanie uruchomiona.

Gotowa usługa OneDrive Office 365

Po kliknięciu „Otwórz mój folder usługi OneDrive”, w eksploatorze Windows pojawi się nowa pozycja OneDrive.
(W naszym przypadku OneDrive – Akademia Szkoły w Chmurze).

Folder OneDrive Office 365

W tym miejscu znajdzie się zsynchronizowany pulpit, katalog dokumenty oraz obrazy. Od tego momentu każdy dodany folder czy dokument będzie automatycznie synchronizowany z OneDrive w chmurze i będziesz miał/a do niego dostęp na swojej platformie Office 365. Twoja praca się nie zmieni, a kopia zapasowa Twoich dokumentów będzie tworzona automatycznie.

Wskazówka.

Zanim skonfigurujesz OneDrive jako element Office 365, aby wygodniej Ci się pracowało na skonfigurowanym dysku, skróć nazwę swojej organizacji w Office 365 np. w przypadku Szkoły Podstawowej w Kunowie – SP Kunowo. Możesz to zrobić jedynie z poziomu administratora w następujących krokach:

Moduł administracyjny -> „Pokaż wszystko” -> „Ustawienia” -> „Ustawienia organizacji” -> „Profil organizacji” -> „Informacje o organizacji”

Korzyści z synchronizacji OneDrive

Bezpieczeństwo danych – nawet w przypadku uszkodzenia lub utraty komputera
Elastyczność – nawet gdyby Twój komputer uległ awarii lub nie byłbyś/abyś na miejscu, masz dostęp do wszystkich plików na platformie Office 365
Oszczędność – nie musisz szukać pomocy u specjalistów, możesz sam/a zadbać o kopię zapasową swoich dokumentów

Jeśli potrzebujesz pomocy z włączeniem synchronizacji OneDrive w swojej szkole, skontaktuj się z nami!

Możesz również obejrzeć nasz webinar stworzony w tej samej tematyce i podążać krok po kroku za naszym specjalistą.

"Szkolny Office 365 w nowych czasach"